Die E Rechnung: Pflicht ab Januar 2025 - Wichtig auch für Berliner Unternehmen

Text: H. J. (Diplom-Medienberaterin aus Berlin) / Letzte Aktualisierung: 20.12.2024

E-Rechnungspflicht ab 2025
Die E-Rechnungspflicht stellt viele Berliner Unternehmen vor neue Herausforderungen - Symbolbild: © kerkezz - stock.adobe. com

Für Betriebe und Einzelunternehmer in Berlin / Brandenburg und ganz Deutschland beginnt das Jahr 2025 direkt mit einer Neuerung. Ab dem 1. Januar 2025 sieht das Wachstumschancengesetz in bestimmten Fällen vor, dass Rechnungen in elektronischer Form als sogenannte E-Rechnung gestellt werden müssen. Wir haben uns einmal angesehen, worum es sich bei der E-Rechnung handelt, wer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betroffen ist und mit welchen Hilfsmitteln sich diese Aufgabe leicht bewerkstelligen lässt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, welches strukturierte Daten enthält und daher automatisiert verarbeitet werden kann. Im Unterschied zur Rechnung in Papierform oder im einfachen PDF-Format ist die E-Rechnung maschinenlesbar.

Eine E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes entsprechen. Gängige Formate sind in Deutschland:

  • XRechnung: ein rein strukturiertes XML-Datenformat, das ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält und deshalb ohne spezielle Software schwer lesbar für Menschen ist; für den Versand an öffentliche Verwaltungen in Deutschland ist dieses Format bereits jetzt Pflicht
  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab Version 2.0.1: ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten mit einer visuellen Darstellung im PDF-Format kombiniert; sinnvoll für kleinere Unternehmen, da es neben maschinenlesbaren Daten (XML) ein PDF-Format enthält, welches von Menschen lesbar ist; die Version 2.0.1 ist auch für den internationalen Einsatz geeignet
Darüber hinaus sind Absprachen zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger bezüglich des Formats möglich, sofern es den Vorgaben entspricht. Bisherige Verfahren des elektronischen Datenaustausches, als EDI bezeichnet, können nach Angaben des Bundesfinanzministeriums in diesem Fall weiterverwendet werden.

Für Umsätze, die bis zum 31.12.2024 ausgeführt wurden, reicht als elektronische Rechnung noch das einfache PDF-Format aus. Erst für Umsätze nach dem 01. Januar 2025 muss die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden. Rechnungen in Papierform oder als PDF werden ab dann als sonstige Rechnungen bezeichnet.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es keine speziellen Vorgaben. Möglich sind zum Beispiel:
  • Versand per E-Mail
  • Verfügbarmachen über eine Software-Schnittstelle
  • Bereitstellen in einer Cloud-Umgebung
  • Übergabe auf einem Speichermedium, wie einem USB-Stick oder einer CD
  • Übermittlung über das Netzwerk Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)
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E-Rechnung
Berliner Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können - Symbolbild: © Zerbor - stock.adobe. com

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Als Hauptgrund für die Einführung der E-Rechnung wird die Förderung der deutschen Wirtschaft durch die Vereinfachung von Prozessen insbesondere im Rechnungswesen genannt. Die automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand in Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen. Das soll Bürokratie reduzieren und für mehr Transparenz sorgen. Die strukturierte Darstellung von Daten erleichtert zudem die Prüfung und Nachverfolgbarkeit. Dadurch erschweren E-Rechnungen das Hinterziehen von Steuern.

Durch die Einführung der E-Rechnung wird die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, in der sich die Mitgliedsstaaten verpflichtet haben, die Annahme elektronischer Rechnungen zu ermöglichen. Deutschland hat diese Richtlinie in nationales Recht umgesetzt und die Pflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet.

Wer ist zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet?

Verpflichtet zur Ausstellung von E-Rechnungen sind in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen, welche Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder öffentliche Auftraggeber (B2G) ausstellen. Das betrifft alle Branchen, ganz unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Das heißt, es können auch Freiberufler und Kleinunternehmer darunterfallen.

Die Pflicht zur Ausstellungen von E-Rechnungen kennt jedoch Ausnahmen. Zunächst einmal muss es im Sinne des Umsatzsteuergesetzes überhaupt eine Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen geben. Ausnahmen bestehen diesbezüglich unter anderem bei Rechnungen an private Endkunden, bei Kleinbeträgen bis zu 250 Euro brutto sowie bei Leistungen an Vereine.

Unternehmer, die E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen, benötigen zur eindeutigen Adressierung und korrekten Weiterleitung an den richtigen Empfänger eine sogenannte Leitweg-ID. Öffentliche Auftraggeber sind zum Beispiel Ministerien, Behörden und Kommunen. Die Vergabe der Leitweg-ID erfolgt durch den Bund und die Länder. In der Regel erhält der Rechnungssteller die Leit-ID durch den Rechnungsempfänger. Dies betrifft gerade in Berlin sicher viele Unternehmen, denn Berlin ist ein attraktiver Wirtschaftsstandort für zahlreiche Branchen.

Wichtig: Es gelten Übergangsregelungen

Obwohl die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bereits zum 1. Januar 2025 eingeführt wird, gelten Übergangsregelungen:

  • Bis zum 31. Dezember 2026 haben Rechnungsaussteller die Wahl: Es dürfen anstelle von E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format ausgestellt werden.
  • Ab dem 01. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 besteht keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, wenn der Umsatz im Jahr 2026 weniger als 800.000 Euro betragen hat.
Erst dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich ihre Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Jedes Unternehmen muss aber bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt allerdings schon ein E-Mail-Postfach.

Welche Vor- und Nachteile hat die E-Rechnung für (Berliner) Unternehmen?

Welche Vor- und Nachteile die E-Rechnung für Unternehmen wirklich mit sich bringt, wird die Praxis zeigen. Einige Vorteile, welche derzeit genannt werden, sind:

  • Geldersparnis, da Kosten für Papier, Ausdruck und Versand entfallen
  • Effizienz, weil die Verarbeitung schneller ist und sich manueller Aufwand in Grenzen hält
  • Umweltfreundlichkeit, weil Papier sowie Energie gespart werden
  • Fehlerreduktion durch die Automatisierung von Prozessen
  • Leichtere Einbindung der Rechnungen in digitale Workflows und ERP-Systeme, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Lagerverwaltung und im Vertrieb
  • Rechtssicherheit, da konforme E-Rechnungen die Steuerprüfung und die Archivierung nach den GoBD erleichtern
Demgegenüber stehen verschiedene Nachteile, die vor allem in der ersten Zeit nach Einführung der E-Rechnungspflicht zum Tragen kommen werden:
  • Kosten für neue Software oder die Anpassung bereits bestehender Systeme
  • Kosten für Schulungen von Mitarbeitern, die mit den rechtlichen Anforderungen und gegebenenfalls neuen Technologien vertraut gemacht werden müssen
  • Software muss zur Einhaltung der rechtlichen und technischen Standards regelmäßig aktualisiert werden
  • Komplexe Anforderungen der E-Rechnung und der Software können vor allem für kleinere Unternehmen zu Überforderung führen
  • Sensible Daten können beim Speichern und Versand der E-Rechnungen gefährdet sein, vor allem wenn dafür Cloud-Dienste genutzt werden
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Fragen zur E-Rechnung beantworten die Berliner Steuerberater
Die Berliner Steuerberater erklären Ihnen worauf Sie bei Ihren Rechnungen achten müssen - Symbolbild: © contrastwerkstatt - stock.adobe. com

Diese Softwarelösungen helfen Berliner Unternehmen bei der Ausstellung von E-Rechnungen

Da die E-Rechnungspflicht ab 2025 ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Wirtschaft ist, haben sich die meisten Hersteller von Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen bereits auf die Verarbeitung der E-Rechnungs-Formate eingestellt und ihre Software-Lösungen angepasst.

Kostenpflichtige Optionen bieten zum Beispiel:

  • Lexware: umfassende Lösungen für Buchhaltung und Rechnungsstellung für kleine und mittelgroße Unternehmen, mit Zugang für Steuerberater bei Bedarf
  • DATEV: bewährtes Tool für Steuerberater und Unternehmen
  • SAP: integrierte Lösungen zur Rechnungsstellung und -verarbeitung für größere Unternehmen
Es gibt auch kostenlose Tools und Plattformen zur Erstellung von E-Rechnungen. Diese können vor allem für kleine Unternehmen attraktiv sein, sind aber oft mit Einschränkungen verbunden. Unter Umständen bieten sie keinen ausreichenden Schutz vor Datenlecks beziehungsweise Cyberangriffen oder genügen nicht den Anforderungen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Mit den umfassenden Funktionen kostenpflichtiger Software können die Gratis-Programme in der Regel nicht mithalten.

Beispiele für kostenlose Lösungen sind:
  • PDF24: Erstellen von einzelnen Rechnungen im ZUGFeRD- und XML-Format ohne Einbindung in ein Buchhaltungsprogramm
  • Pagero Free: verarbeitet alle wichtigen Formate für E-Rechnungen inklusive ERP-Integrationen; 36 Dokumente im Jahr sind kostenlos, danach fallen Gebühren an

Mein Fazit als Berliner Unternehmerin

Als Freiberuflerin in Berlin im publizistischen Bereich bin ich ab dem 1. Januar 2025 selbst von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betroffen, kann aber noch bis zum 1. Januar 2028 von den Übergangsregelungen Gebrauch machen. Da es schon jetzt verschiedene einfache Softwarelösungen gibt, sehe ich kein Problem darin, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Besondere Vorteile erwarte ich von der E-Rechnung für mich nicht, da ich monatlich nur eine überschaubare Anzahl an Rechnungen verarbeiten muss. Für große Unternehmen sieht das sicher anders aus. Wenn Beträge nicht mehr manuell in Buchhaltungsprogramme eingetippt werden müssen, spart das sicher Zeit und sorgt für weniger Fehler.
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Weiterführende Informationen und Quellen:

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