Digitale Warenwirtschaft - Vorteile für Unternehmen aus Berlin / Brandenburg

Text: O. K. / Letzte Aktualisierung: 16.06.2025

Warenwirtschaft und Logistik in Berlin / Brandenburg optimieren
So können Unternehmen in Berlin / Brandenburg die Warenwirtschaft optimieren - Symbolbild: © tunedin - stock.adobe. com

Wettbewerbsvorteile für Unternehmen in Berlin und Brandenburg durch klare Prozesse in Einkauf und Vertrieb

Berlin ist die unangefochtene Innovationshauptstadt. Das untermauert die erst kürzlich von der Technologiestiftung Berlin veröffentlichte Innovationserhebung 2024 wieder einmal sehr eindrucksvoll. Noch nie zuvor haben kleine und große Unternehmen in der Spreemetropole so viel Geld in die Hand genommen und in die Entwicklung neuer innovativer Produkte und Abläufe investiert. Um jedoch auf lange Sicht mit dem Wettbewerb in der Hauptstadtregion sowie der agilen Konkurrenz aus dem benachbarten Osteuropa mithalten zu können, reicht Innovation allein nicht aus. Auch interne Prozesse müssen reibungslos funktionieren. Hakt es hier, verpufft der teuer erkaufte Innovationsvorsprung am Ende. An welchen internen Stellschrauben Berliner Unternehmen drehen können, erklären wir in diesem Artikel.

Einkauf und Vertrieb entscheiden über den Erfolg

In der heutigen Zeit steht und fällt der Unternehmenserfolg mit dem Einkauf und Vertrieb. Gut aufgestellt und durchorganisierter gewährleistet der Einkauf, dass zu jeder Zeit alle wichtigen Ressourcen von Softwarelizenzen über Dienstleistungen von externen Partnern bis hin zu wichtigen Teilen und Materialien in der Produktion verfügbar sind - und das zu planbaren Kosten. Nur so ist garantiert, dass die Arbeit im Unternehmen nicht ins Stocken gerät und Kunden zeitnah und zuverlässig mit Waren oder Dienstleistungen versorgt werden.

Auf der anderen Seite ist der Vertrieb für das Wachstum zuständig. Er muss die Produkte und Dienstleistungen an den Mann bringen und in zählbare Umsätze verwandeln, eng mit Kunden in Kontakt stehen und lukrative Aufträge an Land ziehen sowie auf Wettbewerber reagieren. Aufgabe des Vertriebs ist es aber auch, Augen und Ohren offenzuhalten und wertvolles Feedback vom Markt einzuholen, damit sich das Angebot an die sich ständig verändernden Kundenwünsche anpassen lässt und nicht zum Ladenhüter wird.

Doch sowohl beim Einkauf als auch beim Vertrieb hakt es bei vielen Unternehmen - nicht nur in Berlin und Brandenburg, sondern auch im gesamten Bundesgebiet. Hauptgrund sind oft über Jahre eingefahrene Muster und der spärliche Einsatz digitaler Helfer.

Symptomatisch dafür:

  • Angebote und Rechnungen werden von Hand erstellt und dauern Tage.
  • Entscheidungen werden auf Basis von Vermutungen oder alten Daten getroffen.
  • Es fehlen Teile oder Materialien, weil niemand den Lagerbestand im Blick hat.
  • Daten werden in Excel-Dateien gespeichert und sind nicht allen zugänglich.
  • Bestellungen wandern tagelang durchs Haus, bis alle Genehmigungen da sind.
  • Kunden werden vernachlässigt, obwohl es Potenzial für Folgeaufträge gibt.
Das alles bremst Unternehmen aus, bindet Mitarbeiter, verursacht hohe Kosten und bringt Kunden dazu, zu schnelleren und zuverlässigeren Mitbewerbern abzuwandern. Die Lösung: Sich endgültig von ineffizienten und kostspieligen Prozessen verabschieden und die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben.
Dazu gehört auch eine informative Webseite mit allen wichtigen Informationen.
Lesen Sie dazu: Berliner Unternehmen gehen ins Internet

Digitale Warenwirtschaft in Berlin
Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen effizienter zu arbeiten - Symbolbild: © Andrey Popov - stock.adobe. com

Digitale Helfer: Warenwirtschaftssysteme wie Shop.Lexware

Ein solides Fundament für den Einkauf und Vertrieb lässt sich heute schnell mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem (Wawi) wie zum Beispiel Shop.Lexware, Vario, Odoo oder Microsoft Dynamics 365 auf die Beine stellen. Die Tools bringen alles mit, was kleine und mittlere Unternehmen zur Optimierung ihrer internen Prozesse brauchen, lassen sich meist zu kleinen Monatspreisen abonnieren und intuitiv bedienen, sodass in der Regel keine langwierige Einarbeitung nötig ist.

Mit Wawi lässt sich zum Beispiel eine automatische Bestandsüberwachung implementieren. Damit haben Unternehmen jederzeit den Überblick, was sich gerade am Lager befindet. Wird ein Produkt im Laden oder über den Online-Shop verkauft, zieht das Wawi automatisch eins ab. Ins Lager gehen, um dort von Hand nachzuzählen, entfällt damit. Ebenso verhindert das Wawi, dass der Lagerbestand wichtiger Produkte oder Materialien auf null sinken kann. Sobald der Bestand auf eine vorgegebene Menge sinkt, stellt das System das Produkt oder Material auf eine Bestellvorschlagsliste. Lieferengpässe, weil jemand die Bestellung beim Großhändler vergessen hat, lassen sich so komplett vermeiden.

Im Vertrieb punktet das Wawi unter anderem durch schnelles Erstellen von personalisierten Angeboten und Rechnungen. Statt beispielsweise einen Kostenvoranschlag mühsam per Hand in Word zu erstellen, reichen wenige Klicks, um die vom Kunden gewünschten Produkte oder die für Dienstleistungen benötigten Materialien aus dem Artikelstamm in eine Vorlage einzufügen und mit einem Knopfdruck per PDF an den Kunden zu versenden. Auch eine E Rechnung kann man sehr schnell erstellen. [ 2 ]

Spezialisierte Systeme: CRM, E-Procurement und ERP

Ein Warenwirtschaftssystem bildet die perfekte Grundlage für die Prozessoptimierung. Wenn ein Unternehmen wächst, kann der Allrounder jedoch an seine Grenzen stoßen. In diesem Fall braucht es meist spezialisierte Lösungen wie CRM- und ERP-Systeme, deren Funktionalität weit über die einer herkömmlichen Wawi-Software hinausgeht.

CRM-Systeme
Für den Geschäftserfolg braucht es einen guten Draht zum Kunden. Eine Customer-Relationship-Management-Software (kurz CRM) hilft kleinen wie großen Unternehmen mit seinen unter einem Dach vereinten Tools bei der Akquise, der Pflege von Bestandskunden oder auch der Umsatzsteigerung durch gezieltes Upselling.

Der Vorteil ist, dass sämtliche Daten zu Kunden, Interaktionen mit diesen sowie deren Vorlieben an zentraler Stelle gesammelt werden und jeder im Vertrieb bei Bedarf darauf zugreifen kann. So lassen sich beispielsweise Beziehungen zu guten Kunden intensivieren, mit wenigen Klicks personalisierte Angebote erstellen und natürlich Zeit und Geld sparen. [ 1 ]

E-Procurement-Systeme
Der Beschaffungsprozess in Unternehmen ist oft schlecht organisiert. Niemand ist so recht zuständig und jede Abteilung bestellt selbstständig, was sie gerade braucht. Dabei passieren jedoch schnell Fehler und Budgets werden überschritten. E-Procurement-Systeme können diese typischen Fehlerquellen ausschalten und Unternehmen helfen, Kosten einzusparen, indem sie den Beschaffungsprozess weitgehend automatisieren.

Müssen in einer Abteilung beispielsweise neue Möbel angeschafft werden, wird im System eine Bedarfsanfrage erstellt. Diese wird anschließend an die zuständige Abteilung oder Person im Unternehmen weitergeleitet, die die Anfrage prüfen und freigeben kann.

Im nächsten Schritt lässt sich über das E-Procurement-System eine Bestellung erstellen und aus einer Liste genehmigter Lieferanten der passende auswählen. Auch Ausschreibungen und sogar Auktionen sind möglich. Nach der Bestellung kann die Lieferung über das System verfolgt und die Zahlung zwischen Unternehmen und Lieferant abgewickelt werden.

ERP-Systeme
Enterprise-Resource-Planning-Systeme (kurz ERP) gehen noch einen großen Schritt weiter. Sie bilden sämtliche Geschäftsprozesse im Unternehmen in digitaler Form ab, vernetzen Abteilungen wie Einkauf, Lager und Vertrieb eng miteinander und automatisieren viele kleine und wiederkehrende Aufgaben, um Mitarbeiter zu entlasten und Kosten einzusparen.

Nimmt zum Beispiel der Vertrieb eine Bestellung auf und legt einen Verkaufsauftrag an, löst das gleich eine Kette von Aktionen im System aus. Im Lager wird die Kommissionierung angestoßen, in der Finanzabteilung eine Buchung ausgelöst und der Kunde erhält direkt seine Rechnung. Ist zum Beispiel eine Ware oder ein Material im Lager knapp, übernimmt das ERP-System sogar die Nachbestellung und verhindert so Lieferengpässe.

Darüber hinaus bieten ERP-Systeme auf Knopfdruck ausführliche Echtzeit-Auswertungen über alle Geschäftsaktivitäten, auf deren Basis sich verlässlich wichtige Entscheidungen treffen lassen. Das ist deutlich zuverlässiger als zum Beispiel auf die Berichte des vergangenen Quartals oder das eigene Bauchgefühl zu vertrauen.

Wie kann KI bei der Prozessoptimierung helfen?

Auf erstaunlich vielfältige Weise. Die Entwicklung auf dem KI-Sektor in den letzten zwei Jahren hat rasant an Fahrt aufgenommen. Fertige Lösungen (CRM- und ERP-Systeme mit KI-Modulen) sowie APIs für Tools von Anbietern wie Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT) und Google (Gemini) stehen mittlerweile zu überschaubaren Kosten zur Verfügung. Mit dem nötigen Know-how lassen sich diese schnell in unternehmensinterne Prozesse integrieren und so zur Optimierung und Automatisierung verschiedener Aufgaben nutzen, wie z. B.

  • zur Automatisierung von E-Mails:
    KI-Modelle können Handlungsaufforderungen in E-Mails erkennen und daraus To-dos erstellen oder automatische Nachfass-E-Mails an Kunden und Anfragen für Angebote an Lieferanten formulieren und versenden.
  • zur Terminvereinbarung:
    Statt viele E-Mails hin und her zu schreiben, können Kunden z. B. via Chatbot ihren Terminwunsch nennen. Dieser greift dann auf den Terminkalender des Vertriebs zu und bucht automatisch ein Beratungsgespräch.
  • für Bedarfsprognosen:
    KI eignet sich perfekt, um aus großen Datenbergen Muster herauszuarbeiten. Diese Fähigkeit lässt sich gut nutzen, um historische Daten zu Verkäufen zu analysieren und den Einkauf von Produkten besser zu planen.
  • zum Cross- und Upselling:
    Die KI durchforstet die Kaufhistorie von Kunden und schlägt dem Vertrieb auf Basis der Erkenntnisse Produkte oder Dienstleistungen vor, an denen der Kunde ebenfalls interessiert sein könnte.
Ist der Bedarf da und reichen die verfügbaren Lösungen nicht aus, lassen sich mithilfe leistungsstarker Hardware und maßgeschneiderter Software auch eigene, individuelle KI-Modelle aufsetzen, mit Unternehmensdaten trainieren und in Prozesse einbinden. Allerdings sind die Kosten und der Pflegeaufwand vergleichsweise hoch, weshalb sich eigene Modelle - zumindest aktuell noch - in erster Linie für größere Unternehmen lohnen.

Lagerhallen in Berlin und Brandenburg
Viele Unternehmen aus Berlin nutzen große Lagerhallen in Brandenburg vorwiegend im Speckgürtel - Symbolbild: © Robert - stock.adobe. com

Regionale Perspektive: Chancen für Unternehmen in Berlin und Brandenburg

Für Unternehmen aus Berlin und Brandenburg eröffnet sich durch Digitalisierung und Prozessoptimierung mit CRM-, E-Procurement- und ERP-Tools sowie KI die Chance, sich einen Vorteil gegenüber der wachsenden Konkurrenz aus Osteuropa und auch regionalen Mitbewerbern zu verschaffen oder zumindest gleichzuziehen. Denn noch immer verharren viele große und mittelständische Unternehmen in alten Strukturen und sind entsprechend träge. Genau hier können kleine Firmen mit der Hilfe digitaler Werkzeuge richtig punkten, indem sie ihre Prozesse optimieren, dadurch schneller und zuverlässiger sein, zügiger auf Marktveränderungen reagieren und gegenüber Kunden professioneller auftreten. So bleibt der Wirtschaftsstandort Berlin für Unternehmen weiterhin attraktiv.

Weiterführende Informationen und Quellen:

Firmen in Berlin