Buchhaltung selber machen oder Steuerberater beauftragen?

Text: O. K. / Letzte Aktualisierung: 08.01.2026

Buchhaltung - Tipps für Berliner Unternehmen — Wie können Berliner Unternehmen die Buchhaltung organisieren? - Symbolbild: © stokkete - stock.adobe. com

Buchhaltung: Tipps für Einzelunternehmer und kleine Betriebe

Berlin gilt als Hauptstadt der Gründer, Brandenburg als Land der Macher. Doch unabhängig davon, ob Sie ein Tech-Start-up in Friedrichshain hochziehen oder sich als Handwerker in der Uckermark selbstständig machen: Sobald die ersten Umsätze auf Ihr Konto fließen, klopft der Fiskus an die Tür und will seinen Anteil. Umso wichtiger ist eine von Beginn an saubere Buchführung. Ohne lückenlose und plausible Aufzeichnungen drohen nämlich schnell Schätzungen und empfindlich hohe Nachzahlungen.

Wie Sie die Buchführung erledigen, bleibt im Grunde Ihnen überlassen. Entweder Sie sammeln selbst Belege, sortieren diese und verbuchen alles sorgfältig oder Sie investieren Geld und beauftragen einen erfahrenen Steuerberater mit der Arbeit. Beides hat Vor- und Nachteile. Ob die DIY-Buchhaltung oder der Steuerprofi für Sie die beste Lösung ist, lässt sich jedoch nicht pauschal sagen. Wir werfen deshalb einen Blick auf beide Varianten.

Auf einen Blick:

Wer durch selbstständige Tätigkeit Umsätze erwirtschaftet, muss darüber sauber buchführen. Dies kann er in Eigenregie oder mithilfe eines Steuerberaters tun.
Wer die Buchhaltung selbst erledigt, kann im Vergleich zu den Gebühren für einen Steuerprofi massiv an Kosten sparen und hat immer die Kontrolle über seine Zahlen.
Beim Selberbuchen ist jedoch Wissen über steuerliche Vorschriften (z. B. GoBD) und Fristen unverzichtbar. Hier gilt: Unwissenheit schützt nicht vor Strafe.
Für viele Einzelunternehmer und kleine Betriebe in Berlin/Brandenburg ist das Hybrid-Modell ideal. Dieses kombiniert das kostengünstige Selberbuchen per Software mit der Kontrolle durch einen Steuerberater.

Buchhaltung in Eigenregie: Kostengünstig, aber auch manchmal herausfordernd

Gerade in der Startphase der Selbständigkeit zählt jeder Euro. Viele Gründer entscheiden sich deshalb, ihre Buchführung zunächst in Eigenregie durchzuführen und sich das Honorar für den Steuerberater zu sparen. Wie hoch dieses ist, hängt vom Umsatz oder Gewinn und dem Zeitaufwand ab und erfolgt auf Basis der Steuerberatervergütungsordnung (StBVV).

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Als Einzelunternehmer mit 100.000 Euro Umsatz pro Jahr und 50 Buchungen pro Monat müssen Sie beim Beauftragen eines Steuerberaters mit Kosten zwischen 150 und 300 Euro pro Monat rechnen. Dazu kommen noch die Kosten für den Jahresabschluss, die sich schnell auf einen Monatsumsatz oder mehr belaufen.

Im Vergleich dazu erscheint das Selberbuchen schon fast wie ein Schnäppchen. Selbst wenn Sie statt per Hand zu buchen, eine professionelle Buchhaltungssoftware nutzen (gibt es oft im Abo), belaufen sich die Kosten oft nur auf 15 bis 30 Euro pro Monat. Auf das Jahr gesehen ergibt sich so leicht ein Sparpotenzial von mehreren tausend Euro, die Sie besser in Marketing für Ihr Unternehmen oder den Einkauf von Waren investieren können.

Echtzeit-Einblick in Ihre Unternehmenszahlen

Die Buchhaltung in Eigenregie zu machen hat neben dem genannten Kostenfaktor noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Sie haben immer einen aktuellen Überblick über Ihre Unternehmenszahlen. Statt die Belege erst zu Ihrem Steuerberater zu schicken und tage- oder wochenlang auf die aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu warten, haben Sie alles in Echtzeit im Blick. So wissen Sie genau,

welcher Kunde gerade mit der Zahlung im Verzug ist
wie es um die Liquidität Ihres Unternehmens bestellt ist
wo plötzlich Ausgaben unverhältnismäßig ansteigen
wie sich Ihre Umsätze entwickeln

Sie sparen mit dem Selbermachen also einerseits die Kosten für den Steuerberater und haben den Vorteil, Ihre Zahlen immer im Blick zu haben, wodurch sie entsprechend schnell auf Entwicklungen reagieren können. Allerdings sind die Steuergesetze in Deutschland kompliziert und oft streng, was die Buchführung zu einer Herausforderung macht.

Eine Software für die Buchhaltung hilft den Überblick zu behalten - Symbolbild: © David - stock.adobe. com

Rechtliche Spielregeln: GoBD, Fristen und Haftung

Wenn Sie Ihre Buchführung selber machen, sind Sie natürlich auch selbst dafür verantwortlich. Geht es beispielsweise um die Einhaltung von Fristen für die Abgabe von Erklärungen, akzeptiert das Finanzamt keine Ausreden, schätzt sehr schnell und verhängt empfindliche Zuschläge. Deshalb ist es wichtig, dass Sie jederzeit die Spielregeln kennen.

GoBD: Excel-Buchführung ist keine Option mehr
Noch bis vor einigen Jahren war es bei Gründern nicht unüblich, zum einfachen Auflisten von Einnahmen und Ausgaben für die EÜR auf Excel zurückzugreifen. Seit Einführung der GoBD (Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) kann sich das jedoch als teurer Fehler erweisen. Mittlerweile müssen Buchungen nämlich unveränderbar festgeschrieben werden.
Ein Beispiel: Sie verbuchen die Rechnung für den Einkauf eines neuen Bürostuhls und es unterläuft Ihnen dabei ein Fehler. In Excel können Sie diesen Eintrag jederzeit ändern oder löschen, ohne dass dies für einen Prüfer nachvollziehbar wäre. Gemäß der GoBD müssen Änderungen oder Löschungen jedoch detailliert durch eine Software dokumentiert werden, damit das Finanzamt im Zweifel erkennen kann, was wie, wann und wo verändert wurde.
Nutzen Sie trotz der Vorgabe nur Excel, kann ein Betriebsprüfer theoretisch Ihre gesamte Buchführung verwerfen und Ihre Umsätze schätzen. Das wird fast immer teuer. Aktuelle Buchhaltungsprogramme erfüllen in der Regel die GoBD-Vorgaben.

Korrektheit Ihrer Buchführung
Ihre Buchhaltung muss stimmig sein, ansonsten setzt der Betriebsprüfer schnell den Rotstift an, weitet die Prüfung aus oder leitet bei größeren Ungereimtheiten ein Verfahren wegen des Verdachts auf Steuerverkürzung ein. Egal, ob Sie von Hand buchen oder eine Software nutzen, am Ende haften immer Sie selbst für etwaige Fehler. Arbeiten Sie deshalb immer nach bestem Wissen und prüfen Sie Buchungen lieber zweimal.

Fristen für die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen
Wenn Sie als Unternehmer Umsatzsteuer vereinnahmen, müssen Sie natürlich regelmäßig (monatlich oder quartalsweise) eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In der Regel bis zum 10. des Folgemonats. Um den Zeitdruck etwas zu verringern, haben Sie die Möglichkeit, bei Ihrem Finanzamt in Berlin bzw. Brandenburg eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. So haben Sie einen Monat mehr Zeit für die Abgabe und Zahlung.

Schon jetzt berücksichtigen: Einführung der E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 besteht im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung. Statt einer einfachen PDF-Rechnung müssen Rechnungen laut dem Gesetzgeber ein strukturiertes Dateiformat (z. B. XRechnung oder ZUGFerD) haben, das sich automatisch durch eine Software auslesen lässt. Zwar gibt es für die E-Rechnung noch eine Übergangsfrist bis 2027/2028. Besser ist jedoch, wenn Sie schon jetzt darauf achten, dass Ihre Software diese Rechnungen verarbeiten und rechtssicher archivieren kann.

Best Practice: So organisieren Sie Ihre Buchhaltung effizient

Wenn Sie Einzelunternehmer sind oder einen kleinen Betrieb führen, hält sich der Aufwand für das Selberbuchen in der Regel in Grenzen. Bei etwa 50 bis 100 Buchungen pro Monat sind dafür nur selten mehr als 30 Minuten pro Woche nötig. Wichtig ist, dass Sie korrekt starten und mit dem Buchen nicht ins Hintertreffen geraten.

Schritt 1: Trennen Sie Geschäft und Privat
Statt ein einziges Konto für private und geschäftliche Zwecke zu nutzen, sollten Sie unbedingt ein separates Geschäftskonto eröffnen. So behalten Sie den Überblick und müssen nicht zwischen Supermarkteinkäufen und anderen privaten Buchungen nach den Überweisungen Ihrer Kunden suchen. Auch bei Prüfungen ist ein reines Geschäftskonto angenehmer, da erst gar keine Nachfragen wegen privaten Buchungen aufkommen.
Schritt 2: Etablieren Sie feste Abläufe
Sobald bei Ihnen digitale Rechnungen eingehen, sollten Sie diese an einem zentralen Ort speichern. Am besten nutzen Sie dafür einen externen Speicher (z. B. NAS), der redundant und somit sicher vor einem Datenverlust ist. Kassenbelege, Quittungen und Rechnungen im Papierformat fotografieren Sie am besten direkt, damit diese erst gar nicht verloren gehen oder (was bei Thermopapier häufig der Fall ist) ausbleichen können.
Schritt 3: Nutzen Sie smarte Steuersoftware
Moderne Steuer-Tools nehmen Ihnen als Unternehmer viel Arbeit ab. Je nach Software können Sie zum Beispiel Ihr Geschäftskonto mit dem Tool verbinden, Buchungen direkt in das Programm laden und zusammen mit den zuvor gespeicherten/fotografierten Belegen verbuchen. Bei Tools, die KI nutzen, läuft das sogar oft automatisch, da Zahlungen von dem Konto direkt dem passenden Beleg zugeordnet werden. Ihr Arbeitsaufwand reduziert sich dadurch auf ein Minimum und die Kosten sind wie schon eingangs erwähnt gering.

Steuerberater mit der Buchhaltung beauftragen — Wann ist es sinnvoll einen Steuerberater mit der Buchhaltung zu beauftragen? - Symbolbild: © ViDi Studio - stock.adobe. com

Buchhaltung durch einen Steuerberater: Teurer, in einigen Fällen aber sinnvoll

Trotz aller digitalen Helfer ist das Beauftragen eines Steuerexperten manchmal sinnvoll. Sind Sie zum Beispiel IT-Profi oder Handwerksmeister mit einem Stundensatz von 100 oder 150 Euro, macht es aus wirtschaftlicher Sicht wenig Sinn, wenn Sie monatlich drei bis fünf Stunden Ihrer Zeit investieren, um am Ende 150 Euro Beraterkosten einzusparen. Mit einem Steuerberater kaufen Sie sich Zeit frei, in der Sie deutlich mehr verdienen können.

Ebenso sinnvoll ist das Beauftragen eines Beraters bei komplexen steuerlichen Fragen. Handeln Sie zum Beispiel über die EU hinaus mit Waren oder haben Sie Mitarbeiter und müssen entsprechend eine Lohnbuchhaltung führen, ist ein Profi mit fachlicher Kompetenz die bessere Wahl und bewahrt Sie vor möglicherweise kostspieligen Fehlern. Außerdem bietet Ihnen ein Steuerberater Rechtssicherheit. Berät er Sie falsch oder macht er einen Fehler, haftet er auch dafür. Darüber hinaus kann er Ihnen mit seiner Fachberatung beim Einsparen von Steuern helfen (z. B. durch Abschreibungen, Wahl der Rechtsform, etc.).

Das Hybrid-Modell: In vielen Fällen die beste Lösung

In der Praxis hat sich für Kleinunternehmer und kleinere Betriebe das Hybrid-Modell bewährt. Dabei nutzen Sie die Stärken aus beiden Welten:

Sie verwenden eine Steuersoftware, sammeln wie oben beschrieben Belege und ordnen diese schon den zugehörigen Buchungen auf Ihrem Geschäftskonto zu.
Diese schon vorbereitete Buchhaltung exportieren Sie via DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Dieser prüft alles auf Plausibilität und erstellt nur noch die Umsatzsteuervoranmeldung und/oder den Jahresabschluss.

Die Vorteile:

Sie senken die Kosten für den Steuerberater, da dessen Zeitaufwand sinkt (Belege erfassen und Buchungen zuordnen machen Sie ja schon selbst).
Sie profitieren dennoch von der fachlichen Qualitätssicherung und dem rechtlichen Schutz sowie weiteren Annehmlichkeiten (z. B. Fristverlängerung bei der Abgabe der Jahreserklärung um mehrere Monate).

Übrigens müssen Sie auch als Freelancer in Berlin eine Steuererklärung machen. In unserem Portal haben wir auch einige Tipps für Freiberufler zusammengestellt.

Weiterführende Informationen und Quellen:

Einen kompetenten Steuerberater für Ihr Berliner Unternehmen finden Sie am sichersten über den Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg (Littenstraße 10, 10179 Berlin, Telefon: 030/ 27 59 59-80) oder im Internet unter: https://stbverband.de/
Wer seine Buchhaltung selber machen möchte, sollte sich nach einer guten Buchhaltungssoftware umschauen. Es macht durchaus Sinn eine leistungsstarke und vielseitige Software zu verwenden, um die eigene Buchhaltung effizient zu erledigen. Die BuchhaltungsButler GmbH - ein Berliner Unternehmen mit Sitz in Friedrichshain-Kreuzberg (An der Schillingbrücke 4, 10243 Berlin) - bietet beispielsweise mit BuchhaltungsButler unter https://www.buchhaltungsbutler.de/ so eine Software mit vielfältigen Funktionen wie einem Rechnungsprogramm, einem guten Beleg- und Zahlungsmanagement und umfangreiche Auswertungen an.
Das für Sie zuständige Finanzamt in Berlin finden Sie am einfachsten über die Finanzamt Suche der Senatsverwaltung für Finanzen (Klosterstraße 59, 10179 Berlin) unter: https://www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/finanzaemter/zustaendigkeit-finden/artikel.1065064.php

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